Vergaderzaal inrichten met professionele AV-oplossingen
Een professionele vergaderzaal moet vooral prettig en eenvoudig werken. Presenteren, content delen of een videomeeting starten moet mogelijk zijn zonder eerst uit te zoeken hoe de techniek werkt.
Digital Signage Store ontwerpt en realiseert complete AV-oplossingen voor vergaderzalen en vergaderruimtes. Van een kleine meeting room met display en videobar tot een grote boardroom met videoconferencing, professionele audio en een indrukwekkende LED-wall.
We adviseren over de juiste oplossing, leveren de apparatuur en verzorgen de complete installatie en configuratie.
Wilt u een nieuwe vergaderzaal inrichten of bestaande vergaderruimtes moderniseren? Bespreek de mogelijkheden met onze specialisten of bezoek onze showroom in Barneveld.
Ga terug naar de Presentatie en videoconferencing overzichtspagina
Een vergaderruimte die gewoon werkt
Een goede vergaderruimte draait niet om zoveel mogelijk apparatuur. Het gaat erom dat medewerkers zonder technische kennis kunnen presenteren, samenwerken en deelnemen aan online meetings.
Laptop open, verbinding maken en beginnen.
Daarom kijken we bij het inrichten van een vergaderzaal naar de complete ruimte. Welk formaat beeld is nodig? Waar zitten de deelnemers? Is videoconferencing gewenst? Hoe zorgen we dat iedereen goed verstaanbaar is? Moet er draadloos gepresenteerd kunnen worden? En hoe eenvoudig moet de bediening zijn?
Op basis daarvan combineren we onder andere:
- professionele displays;
- interactieve touchscreens;
- fine-pitch LED-walls;
- camera’s en videobars;
- microfoons en luidsprekers;
- videoconferencing;
- draadloos presenteren;
- centrale bediening;
- room booking;
- bekabeling en aansluitpunten.
Zo ontstaat één geïntegreerde AV-oplossing die past bij de ruimte én bij de mensen die ermee werken.
Van kleine meeting room tot grote boardroom
Geen twee vergaderruimtes zijn hetzelfde. Het aantal deelnemers, de afmetingen van de ruimte en de manier waarop de ruimte wordt gebruikt bepalen welke audiovisuele oplossing het meest geschikt is.
Kleine vergaderruimte
Voor een kleine meeting room kan een professioneel display in combinatie met een videobar en draadloos presenteren al een complete oplossing vormen. Medewerkers kunnen snel content delen of deelnemen aan een online vergadering.
Middelgrote vergaderzaal
Bij grotere ruimtes worden zichtbaarheid en verstaanbaarheid belangrijker. Een groter display of touchscreen kan worden gecombineerd met een professionele camera, microfoons, luidsprekers en een videoconferencingoplossing.
Boardroom
In een boardroom spelen naast gebruiksgemak ook uitstraling en beeldkwaliteit een belangrijke rol. Een groot professioneel display kan een uitstekende oplossing zijn, maar ook fine-pitch LED wordt steeds interessanter voor hoogwaardige boardrooms.
LED maakt zeer grote beeldformaten mogelijk zonder zichtbare schermranden en kan volledig worden afgestemd op de beschikbare wand en ruimte.
Meerdere vergaderruimtes
Heeft uw organisatie meerdere meeting rooms? Dan is standaardisatie belangrijk.
Door meerdere ruimtes volgens hetzelfde AV-concept in te richten, herkennen medewerkers de bediening en werkwijze in iedere ruimte. Van kleine overlegkamer tot grote boardroom.
Digital Signage Store kan adviseren over een uniforme AV-standaard en deze vervolgens voor meerdere vergaderruimtes realiseren.
Eén AV-concept voor meerdere vergaderruimtes
Gaat het niet om één ruimte, maar om een compleet kantoor met meerdere vergaderzalen?
Dan adviseren we om niet iedere ruimte afzonderlijk te benaderen, maar eerst een AV-concept voor de complete organisatie te ontwikkelen.
Zo kan bijvoorbeeld worden gewerkt met verschillende standaardtypen:
- kleine meeting rooms;
- middelgrote vergaderruimtes;
- grote vergaderzalen;
- boardrooms;
- collaboration rooms.
Per type ruimte wordt bepaald welke apparatuur en functionaliteit nodig is. Daardoor ontstaat een herkenbare en consistente gebruikerservaring binnen de hele organisatie.
Het grote voordeel: iemand die in de ene ruimte weet hoe de techniek werkt, kan ook in een andere vergaderruimte direct aan de slag.
Van advies tot complete installatie
Een goede vergaderruimte begint niet bij het kiezen van een beeldscherm, maar bij het bepalen wat er in de ruimte moet gebeuren.
Daarom kijken we eerst naar de situatie en het gebruik.
1. Inventarisatie
We bespreken de ruimte, het aantal gebruikers, de gewenste toepassingen en eventuele bestaande apparatuur.
2. Advies en ontwerp
Op basis daarvan adviseren we over beeld, audio, videoconferencing, bediening en andere benodigde voorzieningen.
3. Voorstel
U ontvangt een voorstel voor de complete AV-oplossing.
4. Installatie en configuratie
De apparatuur wordt geïnstalleerd, aangesloten en geconfigureerd.
5. Oplevering
Na installatie controleren we de werking en zorgen we dat gebruikers weten hoe de vergaderruimte gebruikt kan worden.
Ook tientallen vergaderruimtes binnen één project
Een AV-project hoeft niet beperkt te blijven tot één vergaderzaal.
Digital Signage Store heeft ervaring met projecten waarbij grote aantallen vergader- en werkruimtes binnen één organisatie worden voorzien van audiovisuele techniek.
Zo realiseerden we binnen één project de AV-inrichting van circa 60 vergaderzalen en werkruimtes, met oplossingen voor beeld, geluid, videoconferencing en room booking.
Voor de grootste ruimte werden onder andere een professioneel 98-inch display en een circa 136-inch P1.5 LED-oplossing toegepast.
Dit soort projecten vraagt niet alleen om goede apparatuur, maar vooral om een doordacht concept, consistente bediening en een betrouwbare implementatie.
Room booking voor meerdere vergaderruimtes
Bij organisaties met meerdere meeting rooms kan room booking onderdeel worden van de complete inrichting.
Met een room booking display bij de ingang is direct zichtbaar of een vergaderruimte beschikbaar is, wanneer de volgende reservering begint en eventueel welke andere ruimtes beschikbaar zijn.
Dit voorkomt onduidelijkheid en maakt het eenvoudiger om beschikbare vergaderruimtes efficiënt te gebruiken.
Room booking kan worden gecombineerd met de overige audiovisuele voorzieningen binnen de vergaderruimte.
Welk beeldscherm past bij uw vergaderzaal?
Het beeldscherm is vaak het meest zichtbare onderdeel van een vergaderruimte. Toch is groter niet automatisch beter. De juiste keuze hangt onder andere af van de ruimte, kijkafstand, toepassing en het aantal deelnemers.
Globaal kan worden gekozen uit een professioneel display, een interactief touchscreen of LED.
Professioneel display
Voor veel vergaderruimtes is een professioneel LCD-display de meest praktische oplossing. Afhankelijk van de kijkafstand en ruimte kan bijvoorbeeld worden gekozen voor een 65″, 75″, 86″ of 98″ display.
Professionele displays zijn geschikt voor presentaties, dashboards, videoconferencing en het delen van documenten en andere content.
Interactief touchscreen
Wordt tijdens vergaderingen veel samengewerkt, gebrainstormd of geannoteerd? Dan kan een interactief touchscreen interessant zijn.
Deelnemers kunnen direct op het scherm schrijven, informatie toevoegen en ideeën visueel uitwerken. Daarmee wordt het scherm niet alleen gebruikt om informatie te bekijken, maar ook om actief samen te werken.
Fine-pitch LED voor vergaderzaal en boardroom
Voor grote of representatieve vergaderzalen biedt fine-pitch LED bijzondere mogelijkheden.
Een LED-wall bestaat niet uit één standaard schermformaat, maar kan worden opgebouwd in een formaat dat past bij de ruimte. Daardoor kan een groot beeldoppervlak worden gerealiseerd zonder zichtbare schermranden.
Dat maakt LED bijzonder interessant voor directiekamers, boardrooms, grote vergaderruimtes en ruimtes waar uitstraling een belangrijke rol speelt.
Door de steeds kleinere pixel pitches kan LED bovendien op relatief korte kijkafstanden worden toegepast.
Twijfelt u tussen een groot display, touchscreen of LED-wall? In onze showroom in Barneveld kunt u verschillende beeldoplossingen naast elkaar bekijken.
Videoconferencing in de vergaderzaal
Videoconferencing is voor veel organisaties een vast onderdeel van de vergaderruimte geworden. De kwaliteit van een online meeting wordt echter niet alleen bepaald door de gebruikte software.
Camera, microfoons, luidsprekers, beeldscherm en de inrichting van de ruimte moeten goed op elkaar zijn afgestemd.
Voor een kleine meeting room kan een geïntegreerde videobar een praktische oplossing zijn. In grotere vergaderzalen kunnen losse camera’s, microfoons en luidsprekers nodig zijn om ervoor te zorgen dat iedereen goed in beeld en duidelijk verstaanbaar is.
Afhankelijk van de wensen kan een vergaderruimte onder andere worden ingericht voor Microsoft Teams, Zoom en andere videoconferencingplatforms.
Goede audio is minstens zo belangrijk als goed beeld
Bij het ontwerpen van een vergaderzaal krijgt het beeldscherm vaak de meeste aandacht. Voor een goede vergadering is verstaanbaarheid echter minstens zo belangrijk.
Zeker bij grotere vergaderzalen en hybride meetings moeten deelnemers aan beide kanten van het gesprek elkaar goed kunnen verstaan.
Daarom kijken we onder andere naar de positie van deelnemers, de grootte en akoestiek van de ruimte en de plaatsing van microfoons en luidsprekers.
Afhankelijk van de ruimte kan worden gekozen voor een geïntegreerde videobar of een uitgebreidere audio-oplossing met afzonderlijke microfoons, speakers en audioprocessing.
Onze oplossingen zijn geschikt voor een breed scala aan opdrachtgevers. Neem contact met ons op om uw specifieke situatie door te spreken.
Advies
Heeft u behoefte aan advies voor uw Signage project dan horen we dat graag. Als specialisten staan we uiteraard open voor een adviesgesprek en komen graag bij u langs om uw specifieke situatie te bespreken. U bent overigens ook bij ons op kantoor in Barneveld van harte welkom. Neem contact op voor een afspraak.
Werkwijze
De eerste stap is altijd dat u contact met ons opneemt om uw situatie aan ons voor te leggen. Vervolgens kunnen we indien nodig een site visit inplannen om u te laten zien hoe wij te werk gaan. Dit is vaak ook belangrijk om alvast de locatie te bekijken waar een en ander later geïnstalleerd dient te worden. Op basis van het gesprek, al dan niet bij u op locatie, maken we een offerte voor u met daarin alle onderdelen van het project uitgesplitst. U weet zo precies wat u betaalt voor welk onderdeel van uw oplossing. Indien u akkoord gaat volgt de installatie en uiteraard de uitleg van het systeem.
Projectfoto’s
Veelgestelde vragen over het inrichten van een vergaderzaal
Welk formaat beeldscherm heb ik nodig in een vergaderzaal?
Het juiste formaat wordt vooral bepaald door de afmetingen van de ruimte, kijkafstand en het soort content dat wordt weergegeven. In kleinere ruimtes kan een 65″ of 75″ display voldoende zijn, terwijl voor grotere vergaderruimtes vaak 86″, 98″ of een nog groter beeldoppervlak gewenst is. Voor zeer grote beeldformaten kan LED een interessant alternatief zijn.
Wanneer kies ik voor een touchscreen in een vergaderruimte?
Een touchscreen is vooral interessant wanneer gebruikers actief met de weergegeven content willen werken. Denk aan brainstormsessies, annoteren, whiteboarding en interactieve presentaties. Wordt het scherm voornamelijk gebruikt om presentaties en videoconferencing weer te geven, dan kan een professioneel display voldoende zijn.
Kan een LED-wall worden gebruikt in een vergaderzaal?
Ja. Vooral in grotere vergaderzalen en boardrooms wordt fine-pitch LED steeds interessanter. Een LED-wall kan op maat worden opgebouwd, heeft geen zichtbare schermranden en maakt zeer grote beeldformaten mogelijk. De benodigde pixel pitch is afhankelijk van onder andere de kijkafstand.
Wat heb ik nodig voor videoconferencing in een vergaderruimte?
Een complete videoconferencingoplossing bestaat doorgaans uit een beeldscherm, camera, microfoon en luidsprekers in combinatie met het gekozen conferencingplatform. In kleine ruimtes kunnen deze functies in één videobar worden gecombineerd. Voor grotere ruimtes zijn vaak afzonderlijke componenten nodig.
Kunnen Microsoft Teams en Zoom worden gebruikt?
Ja. Welke oplossing het meest geschikt is, hangt af van de platformen die binnen uw organisatie worden gebruikt en van de gewenste manier van vergaderen. We adviseren hierover bij het ontwerpen van de ruimte.
Kunnen meerdere vergaderzalen tegelijk worden ingericht?
Ja. Juist bij meerdere vergaderruimtes is het verstandig om vooraf een standaard AV-concept te bepalen. Hierdoor kunnen verschillende typen meeting rooms worden ingericht met een herkenbare bediening en consistente gebruikerservaring.
Kunnen jullie bestaande AV-apparatuur hergebruiken?
Dat is afhankelijk van de bestaande apparatuur, aansluitingen en gewenste nieuwe functionaliteit. Bij de inventarisatie bekijken we welke onderdelen behouden kunnen blijven en welke beter kunnen worden vervangen.
Kunnen jullie eerst onze vergaderruimte bekijken?
Ja. Voor uitgebreidere projecten kan de bestaande situatie worden geïnventariseerd voordat een definitief voorstel wordt gemaakt. Afmetingen, kijkafstanden, aansluitingen en het gebruik van de ruimte kunnen daarbij worden meegenomen.
Kan ik de oplossingen eerst bekijken?
Ja. In onze showroom in Barneveld kunt u verschillende professionele displays en LED-oplossingen bekijken en de verschillen zelf ervaren.
Tevreden Klanten
Tevreden klanten zijn onze beste reclame. In sommige gevallen is het mogelijk om in overleg een afspraak te plannen bij klanten met door ons reeds geïmplementeerde ruimtes. Mocht het niet lukken dan hebben we ook bij ons op kantoor een volledige werkende opstelling waar we een uitgebreide demonstratie op kunnen geven.
Peter Grinwis
Sales Director
Digital Signage Store